项目经理如何轻松管理海量资料？AI工具的秘密在这里

前言

苹果的热度，几乎每年都会有几波。最近苹果和微信主要的矛盾，无非就是苹果税的问题。

从市场反馈来看，小程序尤其是小游戏这块，去年的市场营收200亿元。

而关于30%佣金的问题，面对现在普遍的手机高抽成，软件生态很难办。

对于我们普通人来说，如果最后的结果是二选一，无论你选择微信还是苹果，都是你对自己生活状态的一种认可或反思。

这道选择题无疑是一面镜子，映照出我们每个人的生活状态、财富水平以及对于未来的期待。

苹果和微信可以二选一，作为项目经理的你，你的项目资料管理可以做选择题吗？

一、项目资料管理的痛点

有些项目经理在资料管理上缺乏系统方法，导致关键信息难以查找，影响了项目进度；而那些能够有效整理和快速检索信息的项目经理，则能够更加从容地应对项目中的各种挑战。

在项目管理的繁杂工作中，你是否曾为如何高效整理项目资料和进行知识搜索而感到困扰？这些看似基础的工作，实际上是如何影响项目整体效率和成果的呢？

本文将提供项目资料整理及知识搜索特训，一系列实用的工具和技巧，帮助项目经理建立有效的资料整理体系，以及如何利用现代技术进行高效的知识搜索，从而提升项目管理的能力，确保项目目标的顺利实现。

二、从文件与文件夹说起

一）知识体系的初步构成

理想情况下，我们希望文件结构既清晰又易于导航。所以通常情况下，三个层级的文件夹结构已经足够满足大多数需求，因为它提供了足够的分类而不显得过于复杂。

但小伙伴们可能觉得，我项目复杂，我的文件分类非常详细，或者项目结构特别复杂。过多结构的层级会导致，我们后续无法清晰记住，怎么办呢？

在这种情况下，我们可以采取以下几种策略来简化层级结构：

1.重新评估层级需求:
首先，仔细考虑是否真的需要五个层级。
有时候，我们可能会过度分类，导致结构过于复杂。尝试简化分类，看看是否可以将某些层级合并，或者通过更详细的文件命名来减少层级。

2.利用文件名的描述性:
在文件命名中加入更多详细信息，比如日期、版本号、作者等这样可以在不增加层级的情况下，通过文件名快速识别内容。

3.创建特殊文件夹:
对于那些确实需要额外层级来区分的文件，可以创建特殊的文件夹，
如“历史文件”、“归档项目“或“待处理”等，将这些文件放入这些专门设置的文件夹中。

4.归档不再活跃的文件:
对于不再需要的文件，可以进行归档处理。
将这些文件移动到一个单独的文件夹，或者放在整个文件结构的最后位置，以减少它们在日常工作中的影响。

5.使用搜索功能:
现代文件管理系统通常提供强大的搜索功能，可以利用关键词、文件类型、日期等条件快速定位文件。
通过优化文件命名和使用搜索功能，可以减少对复杂层级结构的依赖。

6.定期清理和整理:
定期对文件库进行清理和整理，删除不再需要的文件，整理文件命名，确保文件结构的清晰和高效。

7.利用云服务的标签和元数据:
许多云存储服务允许用户为文件添加标签和元数据，这些可以作为额外的分类工具，而不需要增加文件夹层级。

短时记忆保存信息的容量是7±2个组块。但是组块也可以由更大的信息量组成，比如词汇或其他有意义的单位。当我们的文件夹和文件层级控制在 3 个以内，能保证我们自己也能清晰记住大部分内容。

所以在知识体系构成的初期，我们最好是：最多只有 3 个层级，每个层级中最好最多只有 7 类文档/文件夹。

二）3W文件命名法

3W 是什么，What、Who、When。

它基于三个基本问题：What（是什么）、Who（谁创建的）、When（何时创建的）。

3W命名法是一种在AI领域中常用的文件命名策略，这种方法旨在通过简洁明了的命名规则，提高文件的可识别性和可追溯性。

例如，一个AI 项目的训练数据集可能会被命名为“ImageClassifier_TeamA_20240801”，其中“ImageClassifier”表示文件内容，"TeamA"指明创建团队，而"20240801"则是创建日期。

3W命名法有助于确保文件的互斥性和穷尽性，便于团队成员快速定位和理解文件内容，同时便于版本控制和历史记录的追踪。

三）如何使用3W命名法

3W命名法（What, Who, When）它非常适合文件来源有多方协作的场景，建议大家可以结合编码命名，前缀加上编码，后面就是3W命名法。

以下是如何使用编码+3W命名法的具体步骤，以及一个案例来说明其应用：

我们可以为正在学习的“AI+医疗”主题创建一个清晰且易于理解的文件命名系统。

1.编码

首先，我们为项目分配一个编码。例如，使用100 作为编码，接下来的这个项目是AI+医疗，属于AI主题下面的第一个，那我们就命名为 110-AI医疗。

2.What（内容）

接着，我们描述文件的内容。对于其中一个主题，我们可以将其命名为“标题技巧”。

3.Who（负责人或团队）

例如，如果你的名字是张三，可以加上“张三”。

4.When（时间）

例如，如果文件是在2024年1月1日创建的，可以加上“20240101”。以帮助追踪文件的版本。

这种命名方式不仅有助于快速识别文件内容，还能方便地追踪文件的版本和负责人。同时，通过编码，你可以轻松地将这个文件归类到特定的项目文件夹中，而3W部分则提供了文件的详细信息，使得文件命名既具有结构性又具有描述性。

通过这样的命名方式，你可以轻松地跟踪项目的进展，同时确保每个阶段的文件都有明确的标识，便于未来的回顾和改进。这种命名法不仅有助于个人学习，也适用于团队协作，确保项目文件的组织性和可追溯性。

三、AI 结合资料库搭建知识体系实操

是一种高效且直观的文件命名策略，它通过回答三个核心问题来构建文件名，确保文件的清晰性和可追溯性。

其实我们可以把需求告诉 ChatGPT 之类的 AI，让它们来协助你，搭建出 0.1 版本的资料库框架哦，随着你对资料库的逐渐填充完善，我想你也会找到属于你的资料库搭建最方便的结构的！

这里也浅浅分享一下，我我利用 ChatGPT 协助我搭建了我的知识库过程。

一）AI 如何搭建

先问ChatGPT，理论来说如何搭建信息整理和归档的知识体系

二）AI 如何调整

接着把我自己做的知识体系框架发给ChatGPT，让它来帮我判断如何调整。

三）AI 如何优化

最后是让它基于此，帮我在我原有的体系上，写出新的完整的体系框架。

四、收集资料方法

在构建个人或团队知识体系的过程中，你是否曾为如何高效、系统地收集相关资料而感到困惑？

有效的资料收集方法，又是如何为知识体系的完整性打下坚实基础的呢？

一）学术研究

场景介绍：在进行学术研究时，需要大量获取相关领域的资料，包括论文、期刊、书籍等，以便了解研究现状、发现研究问题、建立研究假设等。

推荐网站：

1、国家科学图书文献中心

https://www.nstl.gov.cn/index.html ——权威的信息机构中心

2、中国知网

https://www.cnki.net/ ——国家知识基础设施

3、百度学术搜索

https://xueshu.baidu.com/ ——综合性学术搜索平台

4、Google学术搜索

https://scholar.google.com/ ——综合性学术搜索平台

5、维基百科

https://zh.wikipedia.org/ ——自由的百科全书

二）商业分析

在商业环境中，分析师和决策者需要收集市场趋势、竞争对手情报、消费者行为数据、财务报告等资料，这些来自行业报告、公司年报、市场调研、销售数据、社交媒体监测等。

推荐网站：

1、发现报告（www.fxbaogao.com）：

收录了大量行业报告，支持免费在线阅读，分类详细，搜索快速，方便找到精准的行业报告。

2、36氪（36kr.com）：

深度分析前沿数据的咨询网站，适用于多个领域，包括人工智能、5G、区块链等。

3、烽火研报（www.fhyanbao.com）：

涉及领域广泛，收录了300万+行业报告数据，搜索简单快速，提供榜单参考和热点洞察。

五、互联网高级搜索

一）百度高级搜索

1、方式一：百度高级搜索的入口

https://www.baidu.com/gaoji/advanced.html

位置：百度首页->设置->高级搜索

2、方式二：搜索引擎命令

常用的百度高级检索命令

1） inurl:网址+关键词

（在网址里包含特定内容的网站里检索）

例：inurl:gov （检索所有政府性网站）

2）filetype:文件格式（pdf/doc/ppt）+关键词

（检索特定格式的文件）

3）site:域名+空格+关键词

（在指定网站检索）

4）intitle:关键词

（检索标题中包含关键词的信息）

5）“关键词”

（精确搜索）

双引号里的词不拆分不打乱，如果不加双引号，默认模糊检索，关键词里的几个字分开出现的内容也会被检索出来

6）-去除关键词

（检索结果里包含某个关键词的信息不显示）

二）谷歌高级搜索

1、方式1：高级搜索入口

https://www.google.com/advanced_search

2、方式2：搜索引擎命令

见上文，一样的。

六、AI 对话框如何进行高效管理

在使用ChatGPT等对话AI时，对话列表可能变得像五彩斑斓的笔筒，混杂着商务会谈、生活闲聊和临时问答。想象如果我们寻找特定的项目对话，在杂乱中翻找，既耗时又易遗漏关键信息。

对话框杂乱的话，跟我们的网盘里没整理的资料一样，很难进行有效管理。

为了解决这些问题，我们接下来就开始针对对话框区域进行资料管理。

一）分类

想象一下，如果我们的对话就像是图书馆里的书籍，那么首先要做的就是将它们按照类别进行分类。确保每个问题都归属于一个明确的主题分支。

比如对话框里问了很多AI+医疗行业的问题，那么我们可以按照主题，把他们按照:AI+行业、AI+用户调研、AI+需求分析等形式分类，这样我们的对话框的一个问题都从属于在一个大的分支框架下。

二）命名

为每个对话框赋予一个清晰、有意义的名称同样重要。这些名称应准确反映对话内容，如“110BERT模型优化讨论”或“120GANs图像生成应用”，以便在众多对话框中迅速识别主题。

三）修剪

定期修剪资料库是保持对话框整洁、避免信息堆积的必要步骤。通过删除不再需要的对话和合并内容相似的对话，我们可以提高查找和回顾对话的效率。

七、信息海洋中如何创建资料避风港

就像画家从日常中捕捉灵感，小说家从过往岁月中挖掘情节，研究者从自然界的现象中揭示法则，跨界的资料整合有潜力变成我们探索新知、点燃创造火花的巨大资源库。

在这个信息充斥的时代，资料的增长如同夜空中繁星点点。然而，一旦这些资料实现了跨领域的融合，它们就不再是简单的信息积累，而是转化为了催生创新思维的无限动力。

一） 电子标签分类

用电子标签来对文档和笔记进行分类。高效的资料整理方法，如电子标签、云存储等。

例如，一系列标签分别为 需求、进度、干系人管理等。同时，用云存储服务来备份资料，以防丢失。

这种方法使用时能迅速找到所需的背景资料或灵感来源。

有一位平面设计师。他有一个习惯，那就是收集各种设计灵感的图片，并将它们按颜色、风格、主题等分类存储在他的电脑上。当他需要设计新作品时，他会浏览这些图片，往往能在这个过程中产生新的设计灵感。

二）如何从整理好的资料中寻找和识别潜在的创意线索

有了丰富多元的资料库，下一步就是如何从中提取灵感。如何从整理好的资料中寻找和识别潜在的创意线索。这需要我们具备一定的洞察力，能够在看似普通的信息中发现不寻常的联系。

三） 探索不同领域知识融合的实践

当我们将不同领域的资料进行交叉融合时，便能创造出全新的想法或产品。这种跨界思维不仅能激发个人的创造力，也能为社会带来变革。

一位企业家，她的公司专门生产高端时装。通过将现代时尚设计与传统手工艺相结合，她的公司推出了一系列具有独特文化特色的时装，不仅赢得了市场的喜爱，也为传统工艺的传承做出了贡献。

资料管理不仅仅是一项基础技能，它更代表了一种思考模式。

在这一过程中，我们需要不断磨练自己的资料管理能力，掌握在信息海洋中迅速锁定目标内容的方法，并且培育跨界的思维能力，以便在各个领域之间搭建起沟通的桥梁和对话的平台。

八、高效整合资料库，助你打造个人IP

一）资料库是收藏夹吗

想象一下，你的资料库就像一个庞大的知识宝库，每一份资料都是一张知识卡片，记录着重要的知识点或灵感的闪光。当你需要写作或制作课件时，你不必从零开始，而是可以在这个宝库中挑选合适的卡片，将它们巧妙地组合起来，创作出既有逻辑又富有深度的文章，或是制作出引人入胜的课件。

通过这样的方式，资料库不仅是一个存储空间，更是一个创意和知识的源泉，让你的工作和学习更加高效和富有创造力。

如果我们把辛苦整理和维护的资料库仅仅当作一个积灰的收藏夹，那就太低估它的价值了。

二）卢曼卡片法的应用

卢曼卡片法，由德国社会学家尼古拉斯·卢曼（Niklas Luhmann）发明，是一种高效的知识管理和创作策略。该方法的核心在于将信息细分为独立的卡片，每张卡片上仅记录一个概念或想法。这样，当你需要创作时，可以通过组合这些卡片来构建新的知识结构。

这种方法非常适合个人资料库的管理，因为它鼓励我们将复杂的信息简化为易于理解和记忆的知识单元。在写作或制作课件时，我们可以将这些卡片组合起来，形成一个有逻辑的结构。通过这种方法，资料库不仅是一个静态的存储空间，更是一个动态的知识创新平台，让你的工作和学习更加高效和富有创造力。

三）如何将资料库转化为卡片

首先需要你可以按照主题、时间、重要性等标准来对资料进行分类，将资料库的每一部分转化为卡片。

例如，如果你有一个关于AIGC 的资料库，你可以将其分为“基础理论”、“实践案例”、“最新研究”等几个部分。然后，你可以为每个部分创建一个文件夹，并在其中添加相关的笔记和文档。这样，每个文件夹就相当于一张卡片，记录了一个特定的主题或概念。

例如，当你需要撰写AI 发展趋势报告时，如果你有一个关于 AI 历史的笔记，你可以将其视为一张卡片，卡片上记录了 AI 发展的里程碑事件。当你需要写一篇关于 AI 未来趋势的文章时，你可以从资料库中挑选出这些卡片，将它们按照时间顺序排列，然后找出 AI 应用的卡片和笔记，再添加你对未来发展的见解，就可以形成一篇新的文章。

四）实际应用举例

想象一下，你是一名项目经理，你的资料库中充满了各种行业报告、市场分析、竞争对手信息和行业趋势。现在，你想要写一份关于如何在项目中有效进行行业调研的报告，或者制作一个关于“行业调研技巧”的课件。

首先，你可以从资料库中挑选出与“行业调研”相关的报告。这些报告可能包括了如何收集行业数据、如何分析市场趋势、以及如何评估竞争对手等信息。每一条报告就像是一张卡片，记录了一个行业调研的小技巧。

在挑选报告时，也可以通过在资料库中搜索功能，搜索关键词的方式来查找和定位报告哟。

在写作报告时，你可以将这些卡片按照逻辑顺序排列。比如，你可以先介绍如何通过收集行业报告和新闻来获取行业数据。

接着，你可以分享一些分析市场趋势的策略，比如使用SWOT分析或者PESTLE分析。然后，你可以讲述如何通过调查问卷或者深度访谈来收集目标用户的需求。

最后，你可以分享一些评估竞争对手的方法，比如进行竞争力分析或者标杆分析。

而如果你又有对外分享，或制作课件的需求，你可以将这些卡片转化为幻灯片。每张幻灯片都聚焦于一个行业调研的技巧，并配以相关的图表和简短的说明。你可以用图表来展示行业数据的趋势，或者用地图来展示不同地区的市场分布。

怎么样，现在有没有觉得，进行行业调研其实不是一件难事了！

九、坚持维护资料库

资料库不仅仅是一个存储信息的地方，它更是一个激发创意和促进学习的工具。通过将资料库的内容转化为知识卡片，并将这些卡片进行有效的组合和拼接，就可以轻松地创造出新的内容。

随着我们不断地学习和探索，我们的资料库也会不断地更新和扩展。新的知识卡片会不断地加入到你的知识管理体系中。

记得定期回顾你的知识卡片，看看是否有新的卡片可以与旧的卡片组合，产生新的想法或者观点。这样，你的资料库就会像是一个永不停歇的创意工厂，不断地为你的写作和课件制作提供新的素材。

所以你看，这种方法不仅提高了我们的创作效率，也让我们的学习过程变得更加有趣和富有成效。